Nutzungsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich und Anbieterin

Diese Nutzungsbedingungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen, «AGB») regeln die Nutzung der Software RoDan – Website rodan.ch, Web-App, App für Android und iPhone sowie die Schnittstellen (REST, MCP) – zwischen der Legal Tech Solutions GmbH, Dufourstrasse 150, 9000 St. Gallen («Anbieterin») und dem Kunden.

Kunde ist die Person oder Firma, die ein RoDan-Konto eröffnet. Für Personen, die der Kunde als Benutzer einlädt, gelten diese AGB sinngemäss; der Kunde sorgt dafür, dass sie sie einhalten, und ist für ihr Handeln verantwortlich.

RoDan richtet sich an Eigentümer, Vermieter und Verwaltungen, die Liegenschaften vermieten oder verwalten. Der Kunde bestätigt, RoDan im Rahmen dieser Tätigkeit und nicht für persönliche oder familiäre Zwecke zu nutzen.

Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Anbieterin ihnen schriftlich zustimmt.

2. Vertragsschluss und Konto

• Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde sich registriert, diese AGB annimmt und seine E-Mail-Adresse bestätigt. Die Anbieterin kann eine Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen.
• Der Kunde macht wahre und vollständige Angaben und hält sie aktuell.
• Der Kunde hält Passwörter, API-Schlüssel und Zugänge von KI-Agenten geheim. Er ist für alle Handlungen verantwortlich, die über sein Konto, seine Benutzer, seine API-Schlüssel und seine verbundenen Agenten erfolgen. Bei Verdacht auf Missbrauch ändert er sofort die Passwörter, widerruft die betroffenen Zugänge und informiert die Anbieterin.

3. Leistungen

RoDan ist Software als Dienstleistung im Internet. Der Umfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Beschreibung auf rodan.ch und in der App, z.B. Mietzinsbuchhaltung, Bankabgleich, Rechnungen und Mahnungen mit QR-Rechnung, Mitteilungen, Aufgaben und Handwerker, Nebenkosten, Protokolle, Vorlagen und Schnittstellen.

Die Anbieterin entwickelt RoDan laufend weiter und darf Funktionen nach eigenem Ermessen ändern, ergänzen, einschränken oder einstellen. Schränkt eine Änderung die Nutzung wesentlich ein, kann der Kunde den Vertrag auf das Inkrafttreten der Änderung kündigen.

Keine Beratung: Die Anbieterin erbringt keine Rechts-, Steuer-, Treuhand- oder Buchhaltungsberatung. Vorlagen, Berechnungen (z.B. Mietzinsanpassungen, Nebenkostenabrechnungen, Verzugszinsen, Fristen), Vorschläge des Bankabgleichs, Texte und Dokumente sind Hilfsmittel. Die Anbieterin übernimmt keine Gewähr für ihre Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder Rechtsgültigkeit. Der Kunde prüft alle Ergebnisse vor der Verwendung selbst und ist allein verantwortlich für Inhalte, Fristen und Formvorschriften gegenüber Mietern, Eigentümern, Behörden und Dritten.

E-Mails und PDF-Dokumente aus RoDan ersetzen keine gesetzlich vorgeschriebene Form, z.B. die schriftliche Zahlungsfrist mit Kündigungsandrohung (Art. 257d OR) oder Kündigungen und Mietzinserhöhungen auf dem amtlich genehmigten Formular (Art. 266l und Art. 269d OR).

Die Anbieterin bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, sichert aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Unterbrüche wegen Wartung, Weiterentwicklung oder Störungen bei der Anbieterin, ihren Dienstleistern oder im Internet sind möglich. Ein Anspruch auf Support besteht nicht; Anfragen beantwortet die Anbieterin nach Möglichkeit.

4. KI-Agenten und Schnittstellen

• Der Kunde kann eigene KI-Agenten (z.B. Claude, ChatGPT) und andere Programme über die Schnittstellen mit RoDan verbinden. Diese Agenten sind Dienste Dritter, auf welche die Anbieterin keinen Einfluss hat.
• Der Kunde legt die Berechtigungen fest (Stufe, Werkzeuge, Bestätigungen). Er ist allein verantwortlich für alles, was ein verbundener Agent in seinem Namen liest, erfasst, ändert, versendet oder löscht – auch wenn der Agent Anweisungen falsch versteht, fehlerhafte Ergebnisse liefert oder ohne Rückfrage handelt. Rückfragen und Bestätigungen in RoDan sind Hilfsmittel und entbinden den Kunden nicht von seiner Prüfung.
• Mit der Verbindung gibt der Kunde Daten an den Anbieter des Agenten bekannt. Dafür ist allein der Kunde verantwortlich, auch datenschutzrechtlich und bei einer Bekanntgabe ins Ausland.
• RoDan enthält einen Hilfe-Assistenten (KI von Google Gemini). Er beantwortet Fragen zur Bedienung, schlägt mit den Rechten der angemeldeten Person Daten nach und füllt Formulare aus, die die Person selbst speichert. Einzelne Aktionen (z.B. Aufgabe, Kontakt oder Zahlung erfassen, Auftrag an einen Handwerker) führt er erst aus, nachdem die Person die angezeigte Zusammenfassung im Chat mit «Ja, ausführen» bestätigt hat; wird dabei eine E-Mail versendet, steht das in der Zusammenfassung. Auf Wunsch liest er die Unterlagen im Eingangskorb der Datenübernahme und macht daraus einen Übernahme-Vorschlag; angelegt und abgelegt wird erst, wenn die Person den Vorschlag geprüft und bestätigt hat. Löschen, Rechnungsläufe, Mahnungen oder Mitteilungen versenden, Kündigungen und Mietzinsänderungen kann er nicht. Antworten und Vorschläge einer KI können falsch oder unvollständig sein; der Kunde prüft sie, ausgefüllte Felder vor dem Speichern und Zusammenfassungen vor dem Bestätigen. Die Zahl der Fragen pro Monat ist begrenzt; ein Admin des Kunden kann den Assistenten ausschalten.
• Die Anbieterin nutzt Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen und verkauft keine Daten.
• Die Schnittstellen dürfen nur bestimmungsgemäss und im Rahmen der technischen Begrenzungen genutzt werden.

5. Dienste Dritter

RoDan arbeitet mit Diensten Dritter zusammen, z.B. bexio, Banken (camt-Dateien), E-Mail-Versand, App-Stores, Browsern und der Google-Übersetzung. Für Verfügbarkeit, Inhalt und Richtigkeit dieser Dienste übernimmt die Anbieterin keine Gewähr.

Die Zustellung von E-Mails ist nicht garantiert (z.B. Spam-Filter, falsche oder volle Postfächer). Der Kunde prüft den Versandstatus und stellt rechtlich bedeutsame Mitteilungen bei Bedarf auf anderem, nachweisbarem Weg zu.

Die Google-Übersetzung ist eine maschinelle Übersetzung ohne Gewähr; massgebend ist die deutsche Fassung. Schaltet der Kunde sie in der App ein, werden die angezeigten Inhalte – auch Personendaten – an Google übermittelt; dafür ist der Kunde verantwortlich.

6. Pflichten des Kunden

• Der Kunde nutzt RoDan nur rechtmässig. Er ist berechtigt, die erfassten Daten zu bearbeiten (insbesondere Personendaten von Mietern, Eigentümern und Handwerkern), und erfüllt die Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen.
• Der Kunde unterlässt alles, was RoDan, andere Kunden oder die Anbieterin gefährdet oder beeinträchtigt, z.B. Schadsoftware, Zugriffsversuche auf fremde Konten, Sicherheitstests ohne Zustimmung, Überlastung oder das Umgehen technischer Begrenzungen. RoDan darf ohne Zustimmung der Anbieterin nicht weiterverkauft oder Dritten zur Nutzung überlassen werden.
• Der Kunde sichert seine Daten regelmässig selbst (Funktion «Sicherung» bzw. Export). RoDan ersetzt keine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen (Art. 958f OR).

7. Testmonat, Preise und Zahlung

• Die ersten 30 Tage ab der Registrierung sind kostenlos. Die Abrechnung beginnt am 1. des Monats, der auf das Ende des Testzeitraums folgt; die Tage bis zum Monatsende bleiben kostenlos. Kündigt der Kunde nicht vor Ablauf, geht der Testzeitraum in das gewählte Abo über (ohne Wahl: Monatsabo).
• Es gelten die bei Vertragsschluss auf rodan.ch publizierten Preise in Schweizer Franken, inklusive einer allfälligen Mehrwertsteuer. Zurzeit: Monatsabo CHF 49.90 pro Monat, Jahresabo CHF 500.– pro Jahr.
• Die Abrechnung erfolgt im Voraus per Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, die per E-Mail zugestellt wird: beim Monatsabo monatlich, beim Jahresabo für zwölf Monate. Rechnungen sind innert der darauf genannten Frist zu bezahlen.
• Bei Zahlungsverzug kann die Anbieterin das Konto nach einer Erinnerung auf Lesezugriff beschränken und später sperren. Die Zahlungspflicht bleibt bestehen.
• Die Anbieterin kann die Preise mit einer Ankündigung von mindestens 30 Tagen per E-Mail auf den Beginn einer neuen Abrechnungsperiode ändern. Der Kunde kann bis zum Inkrafttreten kündigen; sonst gelten die neuen Preise als angenommen.
• Bezahlte Beträge werden nicht zurückerstattet, auch nicht bei Nichtnutzung, Kündigung oder Löschung des Kontos während einer laufenden Periode.

8. Laufzeit und Kündigung

• Der Vertrag gilt auf unbestimmte Zeit. Das Monatsabo verlängert sich jeweils um einen Monat, das Jahresabo um zwölf Monate.
• Der Kunde kann jederzeit kündigen, in RoDan unter «Einstellungen» (Abo) oder per E-Mail an info@rodan.ch: das Monatsabo auf das Ende des laufenden Monats, das Jahresabo auf das Ende der laufenden zwölf Monate. Ein laufender Testzeitraum endet regulär.
• Die Anbieterin kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen auf ein Monatsende kündigen. Aus wichtigem Grund – z.B. Verstoss gegen diese AGB, Zahlungsverzug, Missbrauch oder rechtswidrige Nutzung – kann sie das Konto sofort sperren und den Vertrag fristlos auflösen.
• Nach Vertragsende bleibt das Konto im Lesemodus zugänglich; der Kunde kann seine Daten exportieren. Die Anbieterin darf das Konto und alle Daten nach einer Ankündigung von 30 Tagen löschen.
• Der Kunde kann sein Konto jederzeit selbst löschen. Die Löschung ist sofort wirksam und endgültig; gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Mit der Löschung endet der Vertrag. Für laufende Perioden bereits in Rechnung gestellte Beträge bleiben geschuldet.

9. Daten des Kunden

Die Daten, die der Kunde in RoDan erfasst, gehören dem Kunden. Die Anbieterin bearbeitet sie nur, um RoDan bereitzustellen, die Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu beheben und Konten zu verwalten (z.B. Anzahl Liegenschaften und Speicherbedarf). Der Kunde kann seine Daten jederzeit als ZIP-Datei exportieren.

Die Anbieterin trifft angemessene Massnahmen gegen Datenverlust, übernimmt dafür aber keine Gewähr (Ziff. 12). Für die Sicherung seiner Daten ist der Kunde selbst verantwortlich (Ziff. 6).

10. Auftragsbearbeitung (Datenschutz)

Diese Ziffer bildet den Vertrag über die Bearbeitung von Personendaten im Auftrag nach Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG).

• Rollen: Für Personendaten, die der Kunde in RoDan erfasst oder erfassen lässt, ist der Kunde Verantwortlicher. Die Anbieterin bearbeitet sie als Auftragsbearbeiterin während der Vertragsdauer ausschliesslich zur Erbringung der Leistungen und nach den Weisungen des Kunden. Als Weisungen gelten diese AGB und die Nutzung von RoDan durch den Kunden.
• Gegenstand: Betroffen sind insbesondere Mieter und Mitbewohner, Eigentümer, Handwerker und Hauswarte, Melderinnen und Melder von Schäden sowie Benutzer des Kunden. Bearbeitet werden insbesondere Kontakt-, Vertrags-, Buchhaltungs-, Zahlungs- und Kommunikationsdaten sowie Dokumente und Fotos. Besonders schützenswerte Personendaten erfasst der Kunde nur, soweit dies nötig und zulässig ist.
• Vertraulichkeit: Personen, die für die Anbieterin Zugang haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Auf Inhalte greift die Anbieterin nur zu, soweit es für den Betrieb, die Sicherheit oder die Fehlerbehebung nötig ist, der Kunde es verlangt oder das Gesetz es vorschreibt.
• Datensicherheit: Die Anbieterin trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen (Art. 8 DSG), u.a. verschlüsselte Übertragung (TLS), Passwörter nur als Hashwert (scrypt), verschlüsselte Zugangsdaten für Bankschnittstellen und eigene E-Mail-Postfächer, automatisch geprüfte Trennung der Daten jedes Kunden, Begrenzung von Anmeldeversuchen und ein Protokoll der Änderungen und Agenten-Aktionen. Der Kunde schützt seine Zugänge und vergibt Rechte zurückhaltend.
• Unterauftragsbearbeiter: Der Kunde genehmigt den Beizug der in der Datenschutzerklärung genannten Dienstleister (Hosting, Datenbank, Dateispeicher, E-Mail-Versand, KI-Dienst für den Hilfe-Assistenten). Die Anbieterin verpflichtet sie auf gleichwertige Pflichten. Über neue Dienstleister informiert sie in der Datenschutzerklärung oder per E-Mail; ist der Kunde nicht einverstanden, kann er den Vertrag kündigen.
• Ausland: Der Kunde genehmigt die Bekanntgabe an Dienstleister in Staaten der EU und des EWR sowie in den USA. Für die USA gilt dies für Empfänger, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; mit anderen Empfängern vereinbart die Anbieterin vom EDÖB anerkannte Standarddatenschutzklauseln.
• Unterstützung: Auskünfte, Berichtigungen, Löschungen und Datenherausgaben kann der Kunde mit den Funktionen von RoDan selbst erledigen. Darüber hinaus unterstützt ihn die Anbieterin in angemessenem Umfang; weitergehender Aufwand kann verrechnet werden.
• Verletzungen der Datensicherheit meldet die Anbieterin dem Kunden so rasch als möglich (Art. 24 Abs. 3 DSG).
• Ende: Nach Vertragsende und Löschung des Kontos löscht die Anbieterin die Personendaten des Kunden, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Sicherungskopien ihrer Dienstleister werden nach deren Fristen überschrieben. Vorher kann der Kunde seine Daten exportieren.
• Nachweis: Auf Anfrage gibt die Anbieterin Auskunft über ihre Massnahmen. Weitergehende Kontrollen erfolgen nach Absprache und auf Kosten des Kunden.
• Für die Haftung gilt Ziff. 12.

11. Geistiges Eigentum

Alle Rechte an RoDan (Software, Texte, Vorlagen, Marken, Gestaltung) bleiben bei der Anbieterin bzw. ihren Lizenzgebern. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Recht, RoDan gemäss diesen AGB zu nutzen. Dokumente, die der Kunde mit RoDan erstellt, darf er frei verwenden. Rückmeldungen und Vorschläge des Kunden darf die Anbieterin ohne Entschädigung verwenden.

13. Änderungen dieser AGB

Die Anbieterin kann diese AGB ändern. Änderungen teilt sie mindestens 30 Tage vor dem Inkrafttreten per E-Mail oder in RoDan mit. Kündigt der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten und nutzt er RoDan weiter, gelten die Änderungen als angenommen. Die aktuelle Fassung ist auf rodan.ch/nutzungsbedingungen abrufbar.

14. Schlussbestimmungen

• Mitteilungen per E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse gelten als zugestellt.
• Die Anbieterin kann den Vertrag mit Mitteilung an den Kunden auf eine Nachfolgerin übertragen. Der Kunde kann Rechte und Pflichten nur mit Zustimmung der Anbieterin übertragen.
• Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest gültig. An ihre Stelle tritt eine wirksame Regelung, die dem Zweck am nächsten kommt; bei Haftungsbestimmungen gilt der weitestgehende zulässige Ausschluss.
• Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des Wiener Kaufrechts (CISG).
• Ausschliesslicher Gerichtsstand ist St. Gallen, soweit das Gesetz keinen zwingenden Gerichtsstand vorsieht.
• Massgebend ist die deutsche Fassung.